אירוע עם מאות משתתפים הוא מבצע לוגיסטי מורכב, שבו כל טעות קטנה עלולה להפוך להיות לבעיה גדולה.
בין אם מדובר בכנס לקוחות, אירוע חברה או השקה חגיגית, הכנה יסודית היא המפתח להצלחה – ולשקט הנפשי של המארגנים ביום האירוע.
בוואייז מוב ריכזנו לכם את הצ׳ק-ליסט חובה שלנו, המבוסס על עשרות הפקות גדולות, כדי שתוכלו להיעזר בו כבר בתכנון הבא שלכם.
1. לוגיסטיקה
רשימת ציוד מלאה (כולל רזרבות)
תיאום מול ספקים (ציוד, דפוס, תאורה, סאונד, ריהוט)
ניהול לוחות זמנים לאספקה והקמה
חלוקת אחריות בין צוותי השטח
פתרונות אחסון זמניים לחומרים לפני ואחרי האירוע
2. בטיחות
קבלת אישורים מכל הגורמים הרלוונטיים (כיבוי אש, ביטחון, עירייה)
הצבת עמדות חירום עם ציוד מתאים
סימון ברור של יציאות חירום
גנרטור גיבוי למערכות קריטיות (סאונד, תאורה, מסכים)
תדרוך צוות על נהלי בטיחות ופינוי
3. מערכות AV (Audio & Visual)
בדיקת תאורה – עוצמה, גוון, זוויות
בדיקות סאונד – מיקרופונים, רמקולים, תיאום עם טכנאי
הקרנות ומסכים – פורמטים תואמים, חזרות עם החומרים בפועל
עמדת טכנאי תורן עם גיבוי לכל רכיב קריטי
הקלטה ותיעוד של התכנים לשימוש עתידי
4. תרחישי חירום
תוכנית פינוי מוסכמת ומתואמת עם המקום
קשר ישיר עם גורמי ביטחון ורפואה
גיבוי טכני לכל מערכת חיונית
תסריטים מתוכננים למצבי קיצון (תקלה, מזג אוויר, עומס בלתי צפוי)
5. רישום וקבלת פנים
עמדות רישום נוחות ונגישות
תגי שם מודפסים מראש (ומעטפת פתרונות להדפסה במקום)
מערכות לניהול תורים והכוונת משתתפים
חלוקת חומרי כנס/חומר שיווקי כבר בכניסה
6. זרימת קהל
תכנון נתיבי הליכה והכוונה ברורה
שילוט ממותג וברור לאזורים שונים
עמדות מנוחה ומפגש לפיזור עומסים
פתרונות נגישות מלאים
7. דוברים ותוכן
תיאום לו”ז מוקפד עם כל הדוברים
חזרות טכניות ותוכן יום לפני האירוע
הכנת כל החומרים בפורמט מתאים להצגה
תיאום עם הצוות הטכני לגבי העברת שקפים/וידאו בזמן אמת
טיפ לסיום
הצ’ק-ליסט הוא הבסיס – אבל ההבדל בין אירוע טוב לאירוע מצוין נמצא בפרטים הקטנים: חיוך בצ’ק-אין, תאורה שמחמיאה לדוברים, וזרימה טבעית של הקהל.
אל תשאירו אף סעיף ליד המקרה – תכנון מדויק = חוויה חלקה ובטוחה.
